MH701 Handhaben von Anfragen, Angeboten und Verträgen

Einrichtung

Management-Handbuch

Code: MH701

Handhabung von Anfragen, Angeboten und Verträgen

Revision: 01

Datum: 02.01.20

Seite: 1 von 2

	Erstellt	Geprüft	Freigegeben
Name	Schlote
Datum	02.01.20
Unterschrift	i.O.u. Schl.
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MH701 Handhabung von Anfragen, Angeboten und Verträgen

In einem festgelegten Verfahren sind Anfragen, Angebote und Verträge zu prüfen, um damit die größtmögliche Übereinstimmung von Kundenwunsch und -erwartung mit der von der Einrichtung zu erbringenden Prüf-, Forschungs- und Entwicklungsleistung zu gewährleisten. Die in diesem Kontext festgelegten Verfahren stellen die Erfüllbarkeit von Aufträgen hinsichtlich des gesamten Anforderungsprofils hinsichtlich der technischen wie personellen Kompetenz der Einrichtung und zugleich der anzuwendenden Normen und Anforderungen von befugniserteilenden Behörden sicher.

1 Beschreibung

Den geplanten, allgemeinen Verlauf von der nachfragenden/anbietenden Kontaktaufnahme zur Entscheidung und abschließender Handhabung gibt das folgende Schema wieder:

Interner oder externer Kontakt

Anfrage oder Angebot

ergebnisorientierte Reaktion gemäß MV701 in Form von Entgegennahme

Vorprüfung und ggf. ignorieren der Anfrage

Prüfung der Anfrage

Formulierung eines Angebotsentwurfs

Abstimmung des Entwurfs mit dem Kunden / Erläuterungen / Benennung rechtlicher und normativer Kontexte

schriftliche Formulierung des Angebots oder negativer Bescheid zur Anfrage

Ablage

Das Ergebnis der Vorprüfung entscheidet über das weitere Vorgehen, insbesondere auch in Bezug auf die rückverfolgbare Dokumentation.

Art der Quellen von internen und externen Kontakten, die zu Anfragen und Angeboten führen, können sein:

telefonisch,
direktes, persönliches Gespräch,
als elektronische Nachricht z. B. als E-Mail
in postalischer Form (z. B. Brief),
in mündlicher Übermittlung durch Dritte,
oder einer anderen für eine spätere Vertragsform geeignete Form,

und jede Form, die eine Antwort erwartet und die zu beantworten sinnvoll und mit vertretbarem Aufwand möglich ist.

Ziel der genannten Einschränkungen ist es, auf den tieferen Umgang mit dubiosen Anfragen zum Beispiel aus dem Internet verzichten zu können. Sie dienen der Vermeidung von Umgang mit E-Mail- oder Telefonanfragen, die in ihrer Art zum Beispiel einen digitalen Angriff oder eine unlautere Geschäftsgrundlage vermuten lassen.

Tätigkeiten und Verantwortungen der Einrichtung, die Auswirkung auf die Richtigkeit und Zuverlässigkeit von Ergebnissen sowie auf die Einhaltung der sich aus Normen und Richtlinien ergebenden Forderungen haben, finden stets in vertraglich geregeltem Kontext statt und werden geeignet dokumentiert.

Insbesondere das Spannungsfeld zwischen Kunden, Auftraggebern, Behörden und Mitarbeitenden bedarf klarer und übereinstimmend verstandener und dokumentierter vertraglicher Regelungen.

Um vertragliche Regelungen einer vorbereitenden Prüfung unterziehen zu können, ist sicherzustellen, dass

inhaltliche und gesetzliche Forderungen an die Verfahren und deren Durchführung und Bewertung erfüllt werden,
verwendete Methoden und Verfahren in technischer wie personeller Kompetenz verfügbar sind und beherrscht werden,
die Bewertung und die damit zugrundeliegenden Regelungen und Verfahren und Entscheidungsregeln / Bewertungsgrundlagen von allen Beteiligten gleich verstanden sind,
die Einrichtung, wenn sie über die zur Durchführung benötigten technischen und personellen Kompetenzen nicht verfügt, diese mit Zustimmung und in Absprache mit dem Kunden / Auftraggeber von einem externen Anbieter unter Einhaltung der zugesagten Bedingungen für die vertraglich zu regelnde Tätigkeit einbinden kann.

Sollte die Einrichtung die vom Kunden / Auftraggeber das gewünschte oder von einer Richtlinie oder Norm geforderte Verfahren für ungeeignet, überholt oder untauglich für die Ermittlung einer gewünschten Aussage halten, ist dies innerhalb des vorliegenden Verfahrens zur Prüfung von Anfragen, Angeboten und Verträgen mit dem Kunden / Auftraggeber so zu klären, dass dieser eine fundierte Entscheidung im Sinne seiner Absicht treffen kann.

Entwicklungen, Prüfungen und Verifizierungen der Einrichtung erfolgen stets geplant. Sind Grenzwerte, Beschränkungen oder andere die Eindeutigkeit einer Ergebnisaussage bezüglich der Konformität zu einer Norm, einer Richtlinie, einem Gesetz oder einer anderen infragestellende Bedingungen des Ergebnisses einer Prüfung oder Entwicklung bekannt, so teilt die Einrichtung dem Kunden / Auftraggeber eine Aussage bezüglich der Bewertung der Konformität, der Erfüllung geforderter oder vereinbarter Spezifikationen unter Nennung von der angewandten Regeln zur Beurteilung sowie – soweit bekannt – relevante Streuungsmaße und/oder den Grad der Übereinstimmung / Abweichung mit und stimmt diese Aussage ggf. mit ihm ab. Gibt es für die vom Kunden angefragte Prüfungsleistung anzuwendende Regeln und Kriterien, sind diese Teil des Angebotes.

Ferner erfolgt eine Überprüfung gemäß der Verfahrensanweisung „MV701-1 Handhaben von Anfragen, Angeboten und Verträgen“, die folgende Kriterien sind dabei zusätzlich berücksichtigen:

Vereinbarkeit mit der Politik der Einrichtung,
Wirtschaftlichkeit,
Vereinbarkeit mit den Qualitätszielen der Einrichtung,
Vorhandensein, Aktualität und anzuwendenden Verfahren,
Verfügbarkeit von Technischer und Personeller Kompetenz mit der im Rahmen der Leistungserbringung erwarteten zeitlichen und räumlichen Bindung,
Ausmaß und Art des zu erwartenden Einflusses auf den Risikostatus,
Sicherheit im Sinne des Informations- und Datenmanagements,
Auswirkung auf die Unabhängigkeit.

Primat besitzen die Richtigkeit, Rückführbarkeit und Rückverfolgbarkeit der Ergebnisse wie auch ihrer Interpretation zu Bedingungen, die Prüfeinrichtung und Auftraggeber nutzen, für Dritte vertrauenswürdig sind und dies mit dem dafür vorgesehenen oder besseren und akzeptierten Testverfahren.

2 Implementation eines konformen Umgangs mit Aufträgen

„MV701 Handhaben von Anfragen, Angeboten und Verträgen“ beschreibt den geplanten, konformen Umgang unter Berücksichtigung von Chancen und Risiken, die sich auf Grund von:

Umfang,
Ressourcenbindung,
Informations- und Datenmanagement,
Quelle der Anfrage / des Auftrags

ergeben können.

Einzelne sehr große Aufträge, deren Erfüllung für mehr als 80% des Umsatzes der Einrichtung stehen, sind möglicherweise geeignet, Abhängigkeiten zu schaffen, die entweder einen besonderen Umgang oder eine Ablehnung erfordern. Derartige Fälle sind im Rahmen der MV805-1 „Aktuellen Risikostatus ermitteln“ zu würdigen.

Werden neue oder neuartige Ressourcen für die Bearbeitung eines Auftrags bearbeitet, so sind

die Personelle Kompetenz und Erfahrung,
eine aktuelle Rückführung,
die erforderliche Anbindung an Technische Kompetenzen,
rechtliche Aspekte (z: B. Genehmigungen im Rahmen von Strahlenschutz, Tierschutz, Emissionen zu Prüfzwecken, Transport …)

zu gewährleisten

Neben der Machbarkeit sind Risiken und Beschränkungen bei der Einbindung neuer Technischer Ressourcen zu berücksichtigen und die Sicherheit von Informationen zu gewährleisten.

Im Rahmen von Aufträgen / Aufgaben, die von Personen aus der Einrichtung selbst gestellt, die selbst oder in umfänglicher Finanzierung durch Dritte finanziert werden, ergeben sich möglicherweise Uneindeutigkeiten bezüglich Unparteilichkeit und Unabhängigkeit, die geeignet wären, die Richtigkeit und Vertrauenswürdigkeit von Ergebnissen zu kompromittieren.

Die sich aus den genannten Punkten ergebenen Aspekte sind geeignet zu berücksichtigen im Rahmen des Angebotes zu benennen und vertraglich zu regeln.

3 Dokumentation

Beauftragte Angebote sind Bestandteil der Projektdokumentation und werden dort abgelegt. Nichtbeauftragte Angebote und nicht zur Verfassung von Angeboten vorgesehene Anfragen werden in dafür vorgesehenen Ordner abgelegt. Der Ort der Projektdokumentation beinhaltet ebenfalls alle technischen Aufzeichnungen, Absprachen und weiteren im Projektverlauf anfallenden Dokumente und Aufzeichnungen sowie den Ergebnisbericht. Dies ermöglicht kurzfristige Auskünfte und Planungen, wie sie sich in teilabgeschlossenen oder aus vergangenen Projekten ergeben können.

Aufzeichnungen der Prüfung von Anfragen, Angeboten und Verträgen erfolgen auf „MF701 Aufzeichnung zur Prüfung von Anfragen, Angeboten und Verträgen“.

4 Mitgeltende Unterlagen

MH711 Daten- und Informationsmanagement

MV701 Handhaben von Anfragen, Angeboten und Verträgen

MV805 Aktuellen Risikostatus ermitteln

MF701 Aufzeichnung zur Prüfung von Anfragen, Angeboten und Verträgen